📞 Wo verbringt eine Medizinische Fachangestellte die meiste Zeit, wenn sie nicht gerade bei einem Patienten ist? Richtig, am Telefon. Statistiken zeigen, dass in Arztpraxen das Telefon durchschnittlich 100-mal am Tag klingelt. Besonders die zunehmende Anzahl an Telefonkrankschreibungen und Änderungen von E-Rezepten führen zu einem erhöhten Telefonaufkommen. Dies verursacht einen erheblichen Zeitaufwand, der jedoch durch einige Optimierungen reduziert werden kann. Jede Praxis hat dabei ihre eigenen Anforderungen, doch hier sind einige grundlegende Lösungen:
📡 Moderne Telefonanlage: Eine Telefonanlage ohne Leitungsbegrenzungen hilft dabei, dass Patienten lieber in einer Warteschlange bleiben, anstatt ständig ein Besetztzeichen zu hören. Das steigert unmittelbar die Patientenzufriedenheit.
🔊 Ansage vor Melden (AvM): Eine voraufgezeichnete Ansage begrüßt die Patienten und liefert wichtige Informationen, bevor die MFA ans Telefon geht. Dies erleichtert die Arbeit der MFA, die sich dann nur noch mit ihrem Namen melden muss. Zudem können in dieser Ansage alternative Kontaktmöglichkeiten wie Online-Terminbuchungen kommuniziert werden.
📜 Rezept-Anrufbeantworter (Rezept AB): Eine besonders effiziente Lösung für einige Praxen. Hier können Patienten per Tastendruck auf dem Telefon ihre Rezeptwünsche hinterlassen. In einer Ansage kann dann mitgeteilt werden, wann das Rezept abgeholt werden kann bzw. wann des E-Rezept zur Verfügung steht. Dieses System ist auch für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen geeignet.
📝 Protokoll für unnötige Telefonate: Halten Sie unnötige Anrufe fest und überlegen Sie, wie diese durch Self-Service-Lösungen wie Online-Terminvergabe, Rezept-AB, passende Ansagen, KI usw. ersetzt werden können. Wir stellen Ihnen gerne ein Musterprotokoll zur Verfügung.
🤖 Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI): Digitale Assistenten können bei der Bearbeitung von Terminen, Absagen und Rezeptanfragen helfen und so die Arbeitslast reduzieren.
🏢 Einrichtung eines Backoffice oder Telefonbüros: Trotz Personalmangels kann ein dediziertes Telefonbüro einen großen Unterschied machen. Eine Person, die sich ausschließlich um Telefonanrufe kümmert, sorgt für mehr Ruhe im Anmeldebereich, eine entspanntere Atmosphäre und Konzentration.
Für jede Praxis gibt es zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten, die individuell angepasst werden müssen. Wir helfen Ihnen gerne dabei, sei es mit einer neuen, modernen Telefonanlage oder bei der Prozessoptimierung in Ihrer Praxis. Für weitere Informationen und individuelle Beratung kontaktieren Sie uns gerne.
📞 Wo verbringt eine Medizinische Fachangestellte die meiste Zeit, wenn sie nicht gerade bei einem Patienten ist? Richtig, am Telefon. Statistiken zeigen, dass in Arztpraxen das Telefon durchschnittlich 100-mal am Tag klingelt. Besonders die zunehmende Anzahl an Telefonkrankschreibungen und Änderungen von E-Rezepten führen zu einem erhöhten Telefonaufkommen. Dies verursacht einen erheblichen Zeitaufwand, der jedoch durch einige Optimierungen reduziert werden kann. Jede Praxis hat dabei ihre eigenen Anforderungen, doch hier sind einige grundlegende Lösungen:
📡 Moderne Telefonanlage: Eine Telefonanlage ohne Leitungsbegrenzungen hilft dabei, dass Patienten lieber in einer Warteschlange bleiben, anstatt ständig ein Besetztzeichen zu hören. Das steigert unmittelbar die Patientenzufriedenheit.
🔊 Ansage vor Melden (AvM): Eine voraufgezeichnete Ansage begrüßt die Patienten und liefert wichtige Informationen, bevor die MFA ans Telefon geht. Dies erleichtert die Arbeit der MFA, die sich dann nur noch mit ihrem Namen melden muss. Zudem können in dieser Ansage alternative Kontaktmöglichkeiten wie Online-Terminbuchungen kommuniziert werden.
📜 Rezept-Anrufbeantworter (Rezept AB): Eine besonders effiziente Lösung für einige Praxen. Hier können Patienten per Tastendruck auf dem Telefon ihre Rezeptwünsche hinterlassen. In einer Ansage kann dann mitgeteilt werden, wann das Rezept abgeholt werden kann bzw. wann des E-Rezept zur Verfügung steht. Dieses System ist auch für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen geeignet.
📝 Protokoll für unnötige Telefonate: Halten Sie unnötige Anrufe fest und überlegen Sie, wie diese durch Self-Service-Lösungen wie Online-Terminvergabe, Rezept-AB, passende Ansagen, KI usw. ersetzt werden können. Wir stellen Ihnen gerne ein Musterprotokoll zur Verfügung.
🤖 Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI): Digitale Assistenten können bei der Bearbeitung von Terminen, Absagen und Rezeptanfragen helfen und so die Arbeitslast reduzieren.
🏢 Einrichtung eines Backoffice oder Telefonbüros: Trotz Personalmangels kann ein dediziertes Telefonbüro einen großen Unterschied machen. Eine Person, die sich ausschließlich um Telefonanrufe kümmert, sorgt für mehr Ruhe im Anmeldebereich, eine entspanntere Atmosphäre und Konzentration.
Für jede Praxis gibt es zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten, die individuell angepasst werden müssen. Wir helfen Ihnen gerne dabei, sei es mit einer neuen, modernen Telefonanlage oder bei der Prozessoptimierung in Ihrer Praxis. Für weitere Informationen und individuelle Beratung kontaktieren Sie uns gerne.
